A prestação de contas é um dos momentos mais aguardados pelos condôminos e, muitas vezes, acaba se transformando em motivo de discórdia e insatisfação, geralmente em virtude de falhas ou equívocos na elaboração da documentação necessária para o ato, o que acaba dificultando o entendimento do panorama geral do condomínio.
A prestação de contas pelo síndico deve ocorrer, obrigatoriamente, uma vez ao ano, de acordo com os artigos 1.348, inciso VIII, e 1.350, ambos do Código Civil. É corriqueiro que a prestação de contas seja realizada na assembleia geral ordinária, que, via de regra, é convocada no início de cada ano, já que esta assembleia possui a finalidade de, além de apresentar as contas, trazer a previsão de gastos com o condomínio para o ano que se inicia.
A assembleia geral ordinária é a mais importante e, não raras vezes, sua relevância passa despercebida até pelo próprio síndico. Nestes casos, em não sendo convocada, ¼ dos condôminos poderá ordená-la, nos termos do art. 1.350, parágrafo primeiro, do Código Civil.
Para minimizar os desentendimentos no momento da prestação de contas, deve o síndico observar certas diretrizes básicas ao organizar a documentação, tais como: o balancete deve ser elaborado de modo claro, discriminado e transparente, sempre com destaque para o plano de contas, que pode ser subdividido em receitas e despesas:
Na prestação de contas constará a soma dos inadimplentes e seus custos, além de um comparativo da receita e despesa do ano anterior. Por fim, é preciso anexar o extrato bancário, mês a mês, da conta corrente em nome do condomínio, justamente para acompanhar a entrada e saída de capital.
Ao ser relatada a inadimplência condominial, o síndico deve evitar constrangimentos, razão pela qual se aconselha que a planilha apresentada não descreva o nome de cada condômino, mas tão somente o número da unidade, ou que se faça constar apenas o total de unidades inadimplentes e seus valores em aberto.
Ainda, ao convocar a assembleia geral ordinária, é recomendável sempre ter em mãos as certidões negativas de INSS, FGTS e Receita Federal relativas ao condomínio, à administradora e às empresas terceirizadas, já que a inadimplência de tais encargos pode gerar longos transtornos judiciais, vindo o débito a ser quitado pela coletividade dos condôminos. Vale lembrar que os documentos comprobatórios, tais como recebidos e notas fiscais, por exemplo, devem sempre serem anexados no modo original.
Caso o condomínio possua assistência de administradora, é prudente que o representante dessa empresa se faça presente na assembleia. A administradora tem a responsabilidade de auxiliar o síndico, estando também apta a resolver indagações que por ventura possam surgir no decorrer da reunião. O conselho fiscal – quando instituído, já que não é obrigatório -, composto sempre por três membros, poderá contribuir com parecer sobre as contas apresentadas, nos termos do art. 1.356 do Código Civil.
As contas serão aprovadas, em primeira convocação, pelo quórum de metade dos presentes, e, em segunda convocação, pela maioria dos presentes. No entanto, caso os condôminos discordem das contas apresentadas, é prudente que o relato seja consignado em ata da assembleia, solicitando-se então, que o síndico esclareça o problema diretamente ao condômino ou via nova assembleia, em ambos os casos, sempre dentro de um prazo razoável.
Não sendo aprovadas as contas, tanto os condôminos, como o próprio sindico, podem ajuizar ação judicial específica nos termos do art. 550 do novo Código de Processo Civil. A ação é dividida em duas fases. A primeira consiste em analisar a existência ou não da obrigação de se prestar contas, ou seja, se o réu detém a obrigação de prestar contas ao autor, ou vice-versa. Já a segunda fase é o julgamento propriamente dito, ou seja, irá se proceder com a análise das contas, mediante sentença de mérito. Existindo saldo credor, este poderá ser executado.
“A assembleia geral ordinária é a mais importante e, não raras vezes, sua relevância passa despercebida até pelo próprio síndico.”
Autora: Gabriella Simonetti Bevilaqua – Advogada
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